Automatisch kategorisieren

Bei regelmäßigen Ausgaben ist monatliches manuelles Kategorisieren Zeitverschwendung. Action rules erledigen das: “alles mit ‘Rewe’ ist Lebensmittel”, “alles bei der Versicherung sind Fixkosten”. Einmal eingerichtet, erledigt Spendle den Rest.

Eine Regel von Spendle erstellen lassen

Der einfachste Weg: einfach manuell kategorisieren. Spendle erkennt Muster und schlägt selbst vor, eine Regel zu erstellen.

Kategorisiere eine Transaktion. Zum Beispiel: setze Rewe Kölner Straße auf Lebensmittel.
Spendle fragt: Regel erstellen? Wähle Ja. Oder wähle Später, wenn du noch unsicher bist.
Prüfe die vorgeschlagene Regel. Spendle zeigt, dass zukünftige Transaktionen mit “Rewe” automatisch auf Lebensmittel gesetzt werden.
Bestätigen. Fertig. Die Regel steht in deiner Liste.

Eine Regel manuell erstellen

Für spezifische Regeln gehe zu Mehr > Verwalten > Action rules:

Klicke auf + Neue Regel.
Fülle die Bedingungen aus. Zum Beispiel: Beschreibung enthält “Netflix”.
Wähle die Aktion. Kategorie = Abonnements, optional auch ein Tag oder eine Relation hinzufügen.
Priorität festlegen. Spezifische Regeln über allgemeinen Regeln.
Speichern. Spendle führt die Regel sofort für bestehende Transaktionen ohne Kategorie oder Relation aus. Neue Transaktionen bekommen die Regel ebenfalls.

Was lässt sich einstellen?

Eine Regel besteht aus Bedingungen (wann trifft sie zu?) und einer Aktion (was soll passieren?). Die Bedingungen stehen oben im Regeldetail-Bildschirm, die Aktion unten.

Bedingungen — Wenn Transaktion enthält

Profil — Regel auf ein bestimmtes Kontoprofil begrenzen.
Konto — Regel auf ein einzelnes Konto begrenzen.
Gegenkonto — kommagetrennte Muster, die im Gegenkonto (IBAN der Gegenpartei) vorkommen müssen.
Beschreibung — kommagetrennte Muster, die in der Beschreibung vorkommen müssen.
Memo — kommagetrennte Muster für das Memo-Feld.
Typ — Einnahmen oder Ausgaben.
Betrag zwischen — Mindest- und Höchstbetrag (separate Felder, keine >50-Syntax).

Beschreibung, Memo und Gegenkonto arbeiten mit OR untereinander: wenn du mehrere ausfüllst, genügt eine Übereinstimmung in einem davon. Die übrigen Felder arbeiten mit AND.

Muster in Beschreibung, Memo und Gegenkonto

Innerhalb eines Feldes werden mehrere Suchbegriffe mit Kommas (OR) getrennt, Präfixe steuern das Verhalten:

rewe,edeka — stimmt mit rewe oder edeka überein.
-privat — ausschließen, wenn privat vorkommt (Veto).
+supermarkt — erfordert zusätzlich supermarkt.
=ah — genaue Wortübereinstimmung (verhindert, dass ah auf ahoy passt).
decl*, *2024, *ah* — Wildcards für beginnt-mit, endet-auf und enthält.

Kurze Muster (≤ 4 Zeichen) stimmen automatisch auf ganze Wörter ab; längere Muster suchen Teilstrings. Alle Muster sind groß-/kleinschreibungsunabhängig.

Die vollständige Übersicht steht in Suchoperatoren → Action rules.

Aktion — Dann zuweisen

Book account — auf ein anderes Konto buchen (siehe Book account).
Relation (Händler) zuweisen.
Tag hinzufügen.
Kategorie zuweisen, oder Aufteilen verwenden, um auf mehrere Kategorien aufzuteilen.
Regelpriorität — 0 bis 100 (höchste). Spezifische Regeln höher als allgemeine setzen.
Kategorisierte Transaktionen überschreiben — aktivieren, um auch bereits kategorisierte Transaktionen zu überschreiben.

Regeln testen über den Treffer-Tab

In der Aktionsregel steht neben Aktionsregel der Tab Treffer. Hier siehst du, welche Transaktionen zur Regel passen, bevor du auf Speichern klickst. Der Zähler bei Treffer zeigt, wie viele Transaktionen Speichern ändert:

Häkchen Kategorisierte Transaktionen überschreiben aus: Der Zähler zeigt zwei Zahlen, zum Beispiel 0 / 88. Die erste Zahl ist die Anzahl der Transaktionen ohne Kategorie. Diese ändert Speichern. Die zweite Zahl ist die Anzahl der Transaktionen, die zur Regel passen. Bei 0 / 88 ändert Speichern also keine Kategorien.
Häkchen an: Der Zähler zeigt eine Zahl, zum Beispiel 88. Speichern ändert dann alle diese Transaktionen, auch wenn sie schon eine Kategorie haben.

Passen mehr als 500 Transaktionen zur Regel? Dann steht dort 500+.

Regel aus einer Transaktion öffnen

Bei einer Transaktion siehst du, welche Aktionsregeln zu ihr passen. Dort öffnest du eine Regel, um sie anzupassen oder zu löschen.

Öffne die Transaktion im Bildschirm Transaktionen.
Klicke auf Regeln. Du siehst die Regeln, die zu dieser Transaktion passen. Ein Haken steht bei der Regel, die die Transaktion zugewiesen hat.
Klicke auf eine Regel. Die Regel öffnet sich.

Regel anpassen

Passe die Bedingungen oder die Aktion an und klicke auf Speichern. Prüfe vorher unter Treffer, welche Transaktionen zur Regel passen.

Regel löschen

Klicke in der Regel oben rechts auf ⋮ und wähle Löschen. Bestätige mit OK.

Transaktionen, die die Regel zugewiesen hat, behalten ihre Kategorie und ihren Kontakt. Nur neue Transaktionen bekommen die Regel nicht mehr.