Dokumente verwalten

Der Dokumente-Tab enthält alle Anhänge in der Buchführung — Belege, Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Angebote. Oben steht eine Jahresnavigation; darunter drei Tabs, um die Ansicht zu filtern.

Tabs

• Alle — alle Dokumente im gewählten Jahr, mit eventueller Verknüpfung mit einer Transaktion.
• Nach Typ — Dokumente gruppiert nach Dateityp (PDF, Bild usw.).
• Offen (N) — offene (unerledigte) Dokumente mit einem Ablaufdatum, die noch nicht als Geschlossen markiert sind. Rechts bei jedem Dokument steht, ob es innerhalb von 30 Tagen abläuft oder nach 30 Tagen, plus der Betrag. Unten steht der offene Gesamtbetrag.

Das Jahr wechselt man über die Pfeile über den Tabs. Oben rechts steht ein Suchfeld, mit dem innerhalb des gewählten Jahres nach Dateiname oder Metadaten gesucht werden kann.

Offene versus geschlossene Dokumente

Ein Dokument gilt als offen, wenn:

• es ein Ablaufdatum hat,
• das Ablaufdatum noch nicht erreicht wurde oder das Dokument kürzlich abgelaufen ist, und
• es nicht als Geschlossen markiert ist.

Sobald ein Dokument erledigt ist (zum Beispiel eine Rechnung bezahlt wurde), öffne das Dokument und aktiviere das Häkchen Geschlossen. Es verschwindet dann aus dem Offen-Tab.

Läuft ein Dokument ab, ohne dass es Geschlossen ist, erscheint ein roter Benachrichtigungs-Zähler beim Dokumente-Tab im Navigationsmenü.

Dokumente hinzufügen

• Über den Dokumente-Tab — ziehe eine Datei ins Fenster, oder klicke auf das Plus-Symbol, um einen Anhang auszuwählen.
• Über eine Transaktion — öffne die Transaktion und klicke auf + Anhang. Siehe Anhänge verknüpfen.
• Foto auf Mobilgerät — verwende Foto eines Belegs für die direkte Verknüpfung mit einer Transaktion — siehe Foto eines Belegs.

Massenaktionen

Klicke auf den Logo-Kreis links von einem Dokument, um die Checkbox-Spalte anzuzeigen. Hake Dokumente an und wähle eine Aktion im Menü (⋮ oben rechts): löschen, als Zip herunterladen oder mit einer Transaktion verknüpfen.

Ausgaben abrechnen

Belege, die mit einer Transaktion verknüpft sind, können in einem Ausgabennachweis zusammengefasst werden.

Speicherung

Dokumente gehören zur Buchführung und werden verschlüsselt gespeichert — lokal (und im Spendle-Konto bei Synchronisierung). Siehe Wo sind meine Daten?. Maximal 1 GB an Anhängen pro Konto, mit einem Maximum von 20 MB pro Datei.