Documenten beheren
De Documenten-tab bevat alle bijlagen in de administratie — bonnen, facturen, contracten, bankafschriften, offertes. Bovenaan staat een jaar-navigatie; daaronder drie tabs om de weergave te filteren.
- Alle — alle documenten binnen het gekozen jaar, met eventuele koppeling aan een transactie.
- Per type — documenten gegroepeerd naar bestandstype (PDF, afbeelding, enzovoorts).
- Open (N) — open (onafgehandelde) documenten met een verloopdatum die nog niet als gesloten zijn gemarkeerd. Rechts bij elk document staat of het binnen 30 dagen verloopt of na 30 dagen, plus het bedrag. Onderaan staat het totaal open.
Het jaar wisselen doe je via de pijltjes boven de tabs. Rechts bovenin staat een zoekveld waarmee je binnen het geselecteerde jaar kunt zoeken op bestandsnaam of metadata.
Open versus gesloten documenten
Section titled “Open versus gesloten documenten”Een document geldt als open wanneer:
- het een verloopdatum heeft,
- de verloopdatum nog niet is bereikt of het document recent is verlopen, én
- het niet is aangevinkt als Gesloten.
Zodra een document is afgehandeld (bijvoorbeeld een factuur is betaald), open het document en zet het vinkje Gesloten aan. Het verdwijnt dan uit de Open-tab.
Als een document verloopt zonder dat het Gesloten is, verschijnt er een rode notificatie-teller bij de Documenten-tab in het navigatiemenu.
Documenten toevoegen
Section titled “Documenten toevoegen”- Via de Documenten-tab — sleep een bestand in het venster, of klik op het plus-icoon om een bijlage te selecteren.
- Via een transactie — open de transactie en klik op + Bijlage. Zie Bijlagen koppelen.
- Foto op mobiel — gebruik Foto van een bon voor directe koppeling aan een transactie — zie Foto van een bon.
Bulk-acties
Section titled “Bulk-acties”Klik op het logo-cirkeltje links van een document om de checkbox-kolom te tonen. Vink documenten aan en kies een actie in het menu (⋮ rechtsboven): verwijderen, downloaden als zip of koppelen aan een transactie.
Declareren
Section titled “Declareren”Bonnen die aan een transactie zijn gekoppeld, kunnen verzameld worden in een declaratierapport.
Opslag
Section titled “Opslag”Documenten horen bij de administratie en worden versleuteld bewaard — lokaal (en in het Spendle-account bij synchronisatie). Zie Waar staat mijn data?. Maximaal 1 GB aan bijlagen per account, met een maximum van 20 MB per bestand.