Tags

In de transactiedetails kun je optioneel een extra tag toevoegen om later makkelijk op te filteren. Een voorbeeld hiervan zijn vakantie uitgaven. Inkomsten en uitgaven hierop kun je rubriceren en begroten onder vakantie en tag “Parijs” geven om later na te gaan hoeveel je aan welke vakantie hebt besteed. De tag kan vrij ingevuld worden. In de filters is het mogelijk transacties en rapporten te filteren en te gebruiken in de vrije zoekopdrachten.

Transacties inlezen

In Spendle is het mogelijk om een automatische PSD2 bankkoppeling te maken, gedownloade bankbestanden in te lezen of handmatig transacties bij te houden.

Transactiebestanden internet bankieren

Via het menu Inlezen in Spendle kun je een transactiebestand van je bank inlezen. Sleep het (csv) bestand hiervoor in de applicatie of klik op “Upload hier je transactiebestand” om het bestand in te lezen.

Link naar internet bankieren toevoegen

Als je periodiek gegevens van internet bankieren downloadt is het handig om een link aan te brengen naar je internet bankieren omgeving. Zo kun je via het menu inlezen direct je internet bankieren openen in je browser. Controleer bij het inloggen altijd of je de juiste link naar je bank gebruikt.

Ondersteunde formaten

Het transactiebestand is verschillend per bank. Spendle ondersteunt het formaat (csv of excel) van veel Nederlandse en Belgische banken. Wordt het bestand niet herkend is het mogelijk om zelf een bestandsformaat aan te maken en toe te voegen of een e-mail te sturen naar info@spendle.com met een voorbeeld van ca 3 regels en het verzoek deze toe te voegen. Ook is het mogelijk gebruik te maken van een automatische PSD2 koppeling met je bank als hieronder beschreven.

Automatische koppeling (PSD2) maken

Via een automatische PSD2 koppeling met je bank is het mogelijk om met 1 klik je transacties en saldo in Spendle periodiek bij te werken. Je moet hiervoor via Klarna een koppeling maken met je bank als hieronder beschreven.

Om te weten

  • Voor de PSD2 koppeling gebruikt Spendle de PSD2 “Application Information Service” (AIS) van Klarna. Meer informatie over veiligheid en privacy hiervan zie de privacy statement van Spendle.
  • Een toestemming voor het ophalen van je transactiegegevens is 90 dagen geldig en kan ieder moment via je bank worden ingetrokken.
  • Het is nodig om een Spendle account aan te maken voor het aanmaken van een PSD2 koppeling. Dit is nodig om het gebruik en bijbehorende kosten voor Spendle ervan te kunnen limiteren.
  • Er kunnen maximaal 2 koppelingen per account worden toegevoegd. Dit is nodig om het gebruik en bijbehorende kosten per koppeling voor Spendle te limiteren. Het is mogelijk extra koppelingen voor je account aan te vragen per e-mail aan info@spendle.com.
  • Via de knop bijwerken in het inlezen menu kun je de laatste transacties en saldo gegevens in Spendle bijwerken.
  • Gebruik je Spendle op je telefoon of tablet is het ook mogelijk in het transacties scherm bij te werken via “pull-to-refresh”.

Pull-to-refresh is de functie waarbij gebruikers naar beneden vegen over het scherm om de pagina te verversen

Duplicaten

Duplicaten, oftewel dubbele transacties worden bij het inlezen tegengehouden. Bij het combineren van CSV transactiebestanden en automatische bankkoppelingen wordt sporadisch een dubbeling niet gedetecteerd als eenzelfde transactie per formaat op een andere datum is geboekt. Deze gevallen zijn helaas lastig te detecteren, maar achteraf wel handmatig te controleren door een speciale transactiefilter “Mogelijke duplicaten” in te stellen en eventuele dubbelingen te verwijderen.

Advies is daarom waar mogelijk 1 formaat aan te houden of zo min mogelijk overlappende periodes van verschillende formaten van dezelfde rekening te gebruiken.

Handmatig transacties toevoegen

Het is als laatste ook mogelijk om handmatig transacties toe te voegen. Handig voor het bijhouden van kas of contante uitgaven. Een transactie kun je toevoegen in het transacties scherm via de + knop rechtsonder.

Overzetten Penningmeester administratie

Spendle is de opvolger van Penningmeester. Hieronder zie je hoe je je administratie van Penningmeester naar Spendle kunt overzetten. Spendle biedt nagenoeg dezelfde functionaliteit als Penningmeester, maar is sneller, intuïtiever én geschikt voor alle platformen. Spendle is een nieuw product die volgens de laatste stand van webtechnologie is ontwikkeld. Als “Progressive Web App” gebruik je Spendle net als Penningmeester zowel online als offline. Je synchroniseert je gegevens nu eenvoudig tussen je verschillende apparaten en werkt je saldo en transacties nu met 1 druk op de knop via de nieuwe PSD2 bankkoppeling.

Het support op Penningmeester blijft gewoon doorgaan. Overstappen van Penningmeester naar Spendle is optioneel als je de meerwaarde ervan ziet. Het overzetten van je gegevens is zo eenvoudig mogelijk gemaakt, maar zal wellicht nog wat gebruikerstesten moeten doorstaan. Hieronder staat beschreven hoe.

Gegevens van Penningmeester naar Spendle overzetten

Je bestaande Penningmeester transacties zet je als volgt over naar een Spendle administratie:

  1. Installeer Penningmeester versie 6.2.0.50 of hoger via deze link
  2. Open je Penningmeester administratie
  3. Ga naar menu bestand en kies Spendle Export
  4. Sla het export bestand op als .csv bestand op je schrijf
  5. Open je Spendle administratie en ga naar tab Inlezen
  6. Selecteer nu het export csv bestand uit Penningmeester
  7. Rubrieken, transacties, relaties, begroting en transacties worden overgenomen naar Spendle

* Omdat de begrotingsmodule in Spendle anders is kan deze afwijken van die van Penningmeester. Controleer je begroting in Spendle via het resultaat tab en pas deze aan waar nodig.

Gegevens van Spendle naar Penningmeester overzetten

Je kunt ook de Spendle transacties inlezen in Penningmeester. Klik hiervoor in Spendle op het Hamburger menu, klik op de administratienaam en kies voor de optie “Export CSV”. Er wordt nu een CSV bestand gedownload die in Penningmeester kan worden ingelezen. Op deze manier is het mogelijk om (tijdelijk) een dubbele administratie bij te houden.

Licentie aanschaffen

Spendle is gedurende de evaluatie periode te gebruiken. Na de evaluatieperiode kan een licentie worden aangeschaft. Voor het verlopen van de licentie verschijnt vanzelf een melding dat deze vernieuwd moet worden.

Een licentie:

  • is geldig gedurende de aangeschafte licentieperiode;
  • wordt gekoppeld aan je Spendle account;
  • is te gebruiken voor maximaal 4 administraties;
  • kan maximaal 2 PSD bankkoppelingen toevoegen;
  • heeft een maximale online opslag capaciteit van 1GB en maximaal 10 MB per bijlage;
  • valt onder de voorwaarden als beschreven in de privacy policy en Terms of service.

Licentie verlengen

Als de licentie verloopt is de applicatie niet meer te gebruiken. Je kunt de licentie ook na het verlopen weer verlengen en je Spendle administratie blijven gebruiken.

Spendle account verwijderen

Wil je stoppen met Spendle, dan is het mogelijk via de “verwijder Spendle account” al je online gegevens te wissen. 5 dagen na bevestiging worden je online gegevens definitief verwijderd.

Rapportages maken

Maak verschillende overzicht, budget, transactie en cashflow rapportages en pas je eigen groepering, sortering en filters toe. Sla je instellingen op voor later gebruik.

Instellingen aanpassen

Klik op instellingen om de groepering of sortering aan te passen.

Eigen rapport groepering en sortering instellen.

Rapport instellingen opslaan

Al je een rapport naar eigen wens hebt ingesteld kun je deze instellingen opslaan om te volgende keer weer te gebruiken.

Declaratie rapport

Via het transactieoverzicht declaratie rapport kun je eenvoudig declaraties maken.

  • Het declaratierapport is standaard gefilterd om transacties met bijlagen. Deze filter is ook aan te passen naar de transacties met een specifieke rubriek (bijvoorbeeld “Declaraties”).
  • Het toevoegen van digitale declaraties aan Spendle staan hier beschreven.

Rapport voorbeelden

Zakelijke rapportages

Voor klein zakelijk gebruik kent Spendle additioneel onderstaande rapporten. Hiervoor is het noodzakelijk om een BTW percentage aan een rubriek te koppelen. Spendle rekent daarbij met het bedragen exclusief BTW, berekend op basis van het BTW percentage gekoppeld aan de rubriek van de transactie.

  • BTW aangifte omzetbelasting
  • Winst en verliesrekening

Saldo overzicht

In het saldo overzicht vind je alle rekeningen en hun actuele saldo. Het geeft een overzicht van het totale vermogen en een prognose op basis van je ingestelde budget.

Rekening overzicht met totaal vermogen
  • In de grafiek wordt het totaalsaldo per dag van de rekeningen van de geselecteerde rekeningen weergegeven.
  • De stippellijn geeft de saldoprognose op basis van het ingestelde budget weer.
  • Via de pijltjes navigatie naast de datum kun je het actuele saldo van alle rekeningen per dag bekijken.
  • Rechtsboven is het mogelijk het overzicht te filteren op een enkele rekening of een profiel (verzameling van rekeningen) .
  • Klik op een rekening om de gegevens te wijzigen in het rekening details scherm.
  • Maak met de + knop rechtsonder een nieuwe rekening aan.

Rekening details

Rekening details
  • Geef bij de tenaamstelling een herkenbare (korte) naam voor de rekening. Deze wordt weergegeven in alle overzichten in Spendle.
  • Per rekening kun je aangeven hoe deze op de balans komt. Daarmee kun je via de rapportages eenvoudig een balans met bezittingen, schulden en eigen vermogen weergeven.
  • Het ijksaldo is het laatst bekende saldo van de rekening op de opgegeven ijkdatum. Het saldo ervoor en erna wordt berekend op basis van de transacties. Het ijksaldo hoeft dus maar eenmalig per rekening te worden opgegeven.
  • Met een saldo correctie kan een correctie transactie worden gemaakt om een saldo verschil te corrigeren of het verloop van het saldo bijgehouden van rekeningen waar geen transactie export voor beschikbaar is.
  • Via een automatische PSD2 koppeling en bij bankformaten die het saldo meeleveren wordt het saldo automatisch gevuld tijdens het inlezen van de transacties.
  • Kies “Selecteer afbeelding van web” om een eigen icoon voor de rekening in te stellen.

Resultaat weergave

De resultaat weergave geeft je inzicht in je financiën. Bekijk waar je geld aan uitgeeft, hoe je ten opzichte van budget loopt en wat je aan het einde van het jaar nog overhoudt.

Het scherm is naar eigen informatiebehoefte instelbaar. Een selectie van de meest interessante weergaven zijn hieronder op basis van de demo administratie weergegeven en eronder verder toegelicht.

Toelichting voorbeeld

  • De resultaat prognose geeft aan hoeveel je aan het einde van het jaar overhoudt. 1.630 euro in het voorbeeld.
  • De positie geeft aan hoe ten opzichte van budget loopt. In het voorbeeld -697 minder dan gebudgetteerd. Hierdoor is de het verwacht resultaat in januari (2.327 in voorbeeld) nu gedaald naar 1.630.
  • Het verschil in positie wordt met name door de post Gas Water licht veroorzaakt (-895 euro). Om de prognose betrouwbaarder te maken moet het budget hiervan ingesteld / aangepast worden.
  • Ik geef het meeste uit aan boodschappen (25% van de uitgaven). De uitgaven hiervan lopen op budget (positie +26 euro).
  • Boodschappen zijn onderdeel van de groep Huishouden. In April is daar teveel aan uitgegeven (positie gezakt naar -100), maar sinds Mei is de trend omgekeerd en loopt nu op een positie van -20 euro.
  • Er is nog een restbudget van 767 euro voor kleding beschikbaar.

Transacties scherm

In het transacties scherm krijg je een overzicht van alle ingelezen transacties. Het is hierin mogelijk om te zoeken, filteren, selecties te maken, acties op selecties uit te voeren en door te klikken naar transactie details. De werking is hieronder verder uitgelegd.

Voorbeeld van transacties scherm

Rekeningfilter

Via een profielfilter kan rechtsboven in de applicatie een filter worden ingesteld waarbij alleen de transacties van een bepaalde rekening of rekening profiel (verzameling van rekeningen) kan worden weergegeven.

Een rekening of profielfilter instellen

Periodefilter

Standaard worden de transacties van het huidige kalenderjaar weergegeven. Via de navigatiepijltjes links en recht van het jaartal is een ander jaar te selecteren. Door op het jaartal te klikken valt een periode in te stellen als hieronder weergegeven.

Zoeken

Via de Zoek knop rechtsboven verschijnt een zoekvenster waarmee op trefwoord in de transacties kan worden gezocht. Het resultaat van de zoekopdracht wordt tijdens het typen direct eronder weergegeven. Let op dat de ingestelde periode (2022 in het voorbeeld) wordt meegenomen in het zoekresultaat.

Via het X icoon rechts in het zoekveld is de zoekopdracht te legen zodat weer alle transacties in de periode worden weergegeven.

Bij het zoeken geldt een spatie als EN criterium. Zoek je op “Albert Boodschappen” zullen beide termen moeten voorkomen in de transactievelden. De komma geldt als OF criterium. Zoek je op “Albert, Boodschappen” zal Spendle de transacties weergeven die 1 van de 2 woorden bevat.

Filteren

Via de knop Filter zijn de transacties op de verschillende transactievelden te filteren als hieronder in voorbeeld weergegeven.

Transacties selecteren

In het transacties scherm kunnen transacties geselecteerd worden door op het icoon links van de regel te klikken. Daarmee wijzigt het icoon in een selectiebox en kunnen meerdere transacties geselecteerd worden voor bewerking via het acties menu.

Acties uitvoeren

Via het acties menu is het mogelijk transacties te (de-)selecteren en acties uit te voeren op de gemaakte selectie.

ToewijzenHiermee kunnen alle velden van de geselecteerde transacties tegelijk aangepast worden. Zoals categorie, relatie of rekening.
VerwijderVerwijdert de transactie selectie.
OptellenGeeft een samenvatting van de totalen en aantallen van de transactieselectie.
RapportMaakt een transactierapport van de transactieselectie. Je kunt hierbij een formaat van het rapport kiezen.
Excel exportExporteert de transactieselectie naar een Excel bestand waar verdere bewerking kan plaatsvinden.

Als er geen transacties geselecteerd zijn worden alle transacties in de actie meegenomen.