In de transactiedetails kun je optioneel een extra tag toevoegen om later makkelijk op te filteren. Een voorbeeld hiervan zijn vakantie uitgaven. Inkomsten en uitgaven hierop kun je rubriceren en begroten onder vakantie en tag “Parijs” geven om later na te gaan hoeveel je aan welke vakantie hebt besteed. De tag kan vrij ingevuld worden. In de filters is het mogelijk transacties en rapporten te filteren en te gebruiken in de vrije zoekopdrachten.
In Spendle is het mogelijk om een automatische PSD2 bankkoppeling te maken, gedownloade bankbestanden in te lezen of handmatig transacties bij te houden.
Via het menu Inlezen in Spendle kun je een transactiebestand van je bank inlezen. Sleep het (csv) bestand hiervoor in de applicatie of klik op “Upload hier je transactiebestand” om het bestand in te lezen.
Als je periodiek gegevens van internet bankieren downloadt is het handig om een link aan te brengen naar je internet bankieren omgeving. Zo kun je via het menu inlezen direct je internet bankieren openen in je browser. Controleer bij het inloggen altijd of je de juiste link naar je bank gebruikt.
Het transactiebestand is verschillend per bank. Spendle ondersteunt het formaat (csv of excel) van veel Nederlandse en Belgische banken. Wordt het bestand niet herkend is het mogelijk om zelf een bestandsformaat aan te maken en toe te voegen of een e-mail te sturen naar info@spendle.com met een voorbeeld van ca 3 regels en het verzoek deze toe te voegen. Ook is het mogelijk gebruik te maken van een automatische PSD2 koppeling met je bank als hieronder beschreven.
Via een automatische PSD2 koppeling met je bank is het mogelijk om met 1 klik je transacties en saldo in Spendle periodiek bij te werken. Je moet hiervoor via Klarna een koppeling maken met je bank als hieronder beschreven.
Pull-to-refresh is de functie waarbij gebruikers naar beneden vegen over het scherm om de pagina te verversen
Duplicaten, oftewel dubbele transacties worden bij het inlezen tegengehouden. Bij het combineren van CSV transactiebestanden en automatische bankkoppelingen wordt sporadisch een dubbeling niet gedetecteerd als eenzelfde transactie per formaat op een andere datum is geboekt. Deze gevallen zijn helaas lastig te detecteren, maar achteraf wel handmatig te controleren door een speciale transactiefilter “Mogelijke duplicaten” in te stellen en eventuele dubbelingen te verwijderen.
Advies is daarom waar mogelijk 1 formaat aan te houden of zo min mogelijk overlappende periodes van verschillende formaten van dezelfde rekening te gebruiken.
Het is als laatste ook mogelijk om handmatig transacties toe te voegen. Handig voor het bijhouden van kas of contante uitgaven. Een transactie kun je toevoegen in het transacties scherm via de + knop rechtsonder.
Spendle is de opvolger van Penningmeester. Hieronder zie je hoe je je administratie van Penningmeester naar Spendle kunt overzetten. Spendle biedt nagenoeg dezelfde functionaliteit als Penningmeester, maar is sneller, intuïtiever én geschikt voor alle platformen. Spendle is een nieuw product die volgens de laatste stand van webtechnologie is ontwikkeld. Als “Progressive Web App” gebruik je Spendle net als Penningmeester zowel online als offline. Je synchroniseert je gegevens nu eenvoudig tussen je verschillende apparaten en werkt je saldo en transacties nu met 1 druk op de knop via de nieuwe PSD2 bankkoppeling.
Het support op Penningmeester blijft gewoon doorgaan. Overstappen van Penningmeester naar Spendle is optioneel als je de meerwaarde ervan ziet. Het overzetten van je gegevens is zo eenvoudig mogelijk gemaakt, maar zal wellicht nog wat gebruikerstesten moeten doorstaan. Hieronder staat beschreven hoe.
Gegevens van Penningmeester naar Spendle overzetten
Je bestaande Penningmeester transacties zet je als volgt over naar een Spendle administratie:
* Omdat de begrotingsmodule in Spendle anders is kan deze afwijken van die van Penningmeester. Controleer je begroting in Spendle via het resultaat tab en pas deze aan waar nodig.
Gegevens van Spendle naar Penningmeester overzetten
Je kunt ook de Spendle transacties inlezen in Penningmeester. Klik hiervoor in Spendle op het Hamburger menu, klik op de administratienaam en kies voor de optie “Export CSV”. Er wordt nu een CSV bestand gedownload die in Penningmeester kan worden ingelezen. Op deze manier is het mogelijk om (tijdelijk) een dubbele administratie bij te houden.
Spendle is gedurende de evaluatie periode te gebruiken. Na de evaluatieperiode kan een licentie worden aangeschaft. Voor het verlopen van de licentie verschijnt vanzelf een melding dat deze vernieuwd moet worden.
Een licentie:
Als de licentie verloopt is de applicatie niet meer te gebruiken. Je kunt de licentie ook na het verlopen weer verlengen en je Spendle administratie blijven gebruiken.
Wil je stoppen met Spendle, dan is het mogelijk via de “verwijder Spendle account” al je online gegevens te wissen. 5 dagen na bevestiging worden je online gegevens definitief verwijderd.
De Spendle app instellingen zijn bereikbaar via het instellingen menu onder meer of via het hamburger menu. Iedere instelling bevat een eigen beschrijving voor gebruik in de app zelf dus deze zullen hier niet verder worden toegelicht.
Maak verschillende overzicht, budget, transactie en cashflow rapportages en pas je eigen groepering, sortering en filters toe. Sla je instellingen op voor later gebruik.
Klik op instellingen om de groepering of sortering aan te passen.
Al je een rapport naar eigen wens hebt ingesteld kun je deze instellingen opslaan om te volgende keer weer te gebruiken.
Via het transactieoverzicht declaratie rapport kun je eenvoudig declaraties maken.
Voor klein zakelijk gebruik kent Spendle additioneel onderstaande rapporten. Hiervoor is het noodzakelijk om een BTW percentage aan een rubriek te koppelen. Spendle rekent daarbij met het bedragen exclusief BTW, berekend op basis van het BTW percentage gekoppeld aan de rubriek van de transactie.
Een rekening profiel is een verzameling van rekeningen. Een profiel kun je gebruiken om de verschillende overzichten op te filteren.
In het saldo overzicht vind je alle rekeningen en hun actuele saldo. Het geeft een overzicht van het totale vermogen en een prognose op basis van je ingestelde budget.
De resultaat weergave geeft je inzicht in je financiën. Bekijk waar je geld aan uitgeeft, hoe je ten opzichte van budget loopt en wat je aan het einde van het jaar nog overhoudt.
Het scherm is naar eigen informatiebehoefte instelbaar. Een selectie van de meest interessante weergaven zijn hieronder op basis van de demo administratie weergegeven en eronder verder toegelicht.
In het transacties scherm krijg je een overzicht van alle ingelezen transacties. Het is hierin mogelijk om te zoeken, filteren, selecties te maken, acties op selecties uit te voeren en door te klikken naar transactie details. De werking is hieronder verder uitgelegd.
Via een profielfilter kan rechtsboven in de applicatie een filter worden ingesteld waarbij alleen de transacties van een bepaalde rekening of rekening profiel (verzameling van rekeningen) kan worden weergegeven.
Standaard worden de transacties van het huidige kalenderjaar weergegeven. Via de navigatiepijltjes links en recht van het jaartal is een ander jaar te selecteren. Door op het jaartal te klikken valt een periode in te stellen als hieronder weergegeven.
Via de Zoek knop rechtsboven verschijnt een zoekvenster waarmee op trefwoord in de transacties kan worden gezocht. Het resultaat van de zoekopdracht wordt tijdens het typen direct eronder weergegeven. Let op dat de ingestelde periode (2022 in het voorbeeld) wordt meegenomen in het zoekresultaat.
Via het X icoon rechts in het zoekveld is de zoekopdracht te legen zodat weer alle transacties in de periode worden weergegeven.
Bij het zoeken geldt een spatie als EN criterium. Zoek je op “Albert Boodschappen” zullen beide termen moeten voorkomen in de transactievelden. De komma geldt als OF criterium. Zoek je op “Albert, Boodschappen” zal Spendle de transacties weergeven die 1 van de 2 woorden bevat.
Via de knop Filter zijn de transacties op de verschillende transactievelden te filteren als hieronder in voorbeeld weergegeven.
In het transacties scherm kunnen transacties geselecteerd worden door op het icoon links van de regel te klikken. Daarmee wijzigt het icoon in een selectiebox en kunnen meerdere transacties geselecteerd worden voor bewerking via het acties menu.
Via het acties menu is het mogelijk transacties te (de-)selecteren en acties uit te voeren op de gemaakte selectie.
| Toewijzen | Hiermee kunnen alle velden van de geselecteerde transacties tegelijk aangepast worden. Zoals categorie, relatie of rekening. |
| Verwijder | Verwijdert de transactie selectie. |
| Optellen | Geeft een samenvatting van de totalen en aantallen van de transactieselectie. |
| Rapport | Maakt een transactierapport van de transactieselectie. Je kunt hierbij een formaat van het rapport kiezen. |
| Excel export | Exporteert de transactieselectie naar een Excel bestand waar verdere bewerking kan plaatsvinden. |
Als er geen transacties geselecteerd zijn worden alle transacties in de actie meegenomen.
