Spendle helpt dubbele transacties (“duplicaten”) te voorkomen tijdens het inlezen. Toch kunnen ze in specifieke situaties ontstaan—bijvoorbeeld wanneer verschillende bronnen of formaten door elkaar worden gebruikt. In dit artikel lees je hoe duplicaten kunnen ontstaan, hoe je ze vindt en veilig verwijdert, én hoe je ze voorkomt.
Hoe kunnen duplicaten ontstaan?
Spendle voorkomt duplicaten automatisch bij het inlezen, maar in sommige situaties kunnen ze toch optreden. De meest voorkomende oorzaken zijn:
- Combineren van verschillende formaten. Wanneer je dezelfde rekening zowel via een CSV-bestand als via een automatische PSD2-koppeling inleest, kan dezelfde transactie in een iets andere vorm of met een andere boekdatum binnenkomen. Daardoor herkent Spendle ze niet altijd als identiek.
- Twee PSD2-koppelingen met hetzelfde rekeningnummer. Het kan gebeuren dat er twee actieve PSD2-koppelingen zijn waarin hetzelfde rekeningnummer voorkomt. In dat geval levert elke koppeling dezelfde transacties aan, wat tot dubbele transacties leidt. Controleer dit via het tabblad Inlezen. Klik op een koppeling om te zien welke rekeningen eraan zijn gekoppeld. Zie je dat een rekening meerdere keren voorkomt? Dan kun je die rekening uitvinken binnen één van de koppelingen, of de dubbele koppeling verwijderen.
- Ingestelde boekrekening. Zie je dubbele transacties met een omgekeerd bedrag (positief ↔ negatief)? Dan is meestal de boekrekening verkeerd ingesteld — mogelijk automatisch door een actieregel. Controleer in dat geval de boekrekening en pas de actieregel aan, zodat dit in de toekomst niet meer voorkomt. Zie ook dit artikel.
- Onterechte dubbeling. Spendle gebruikt de transactie-ID van de bank of van GoCardless om dubbele transacties te herkennen. In sommige gevallen verandert deze ID bij de bron, waardoor een bestaande transactie als “nieuw” wordt gezien. In dat geval is er bij de bank, GoCardless of Spendle een aanpassing nodig. Zie onderaan dit bericht hoe je dit kunt melden, zodat om dit te kunnen onderzoeken.
Advies om duplicaten te voorkomen
- Gebruik waar mogelijk één formaat voor het inlezen van transacties.
- Vermijd overlappende perioden wanneer je verschillende formaten van dezelfde rekening gebruikt.
- Zorg dat een rekening maar 1 keer in je PSD2 koppelingen voorkomt.
Door deze richtlijnen te volgen, houd je je transacties overzichtelijk en minimaliseer je het risico op dubbelingen.
Dubbelingen achteraf verwijderen
Voor het geval er dubbele transacties zijn ingelezen biedt Spendle een speciale transactiefilter “Mogelijke duplicaten” waarmee je dergelijke gevallen eenvoudig kunt opsporen. Je kunt hiermee handmatig controleren en eventuele dubbele transacties verwijderen. Zie hieronder de schermafbeeldingen hoe deze te gebruiken.
Bron duplicaten
Speciaal voor het verwijderen van transacties van een verschillende bron is een speciaal filter toegevoegd genaamd: “Bron duplicaten”. Dit filter stel je in door bij de transacties rechtsboven op “Filter” te klikken.
Wanneer je dit filter toepast, krijg je een overzicht van mogelijke duplicaten en wordt de bron van elke transactie weergegeven (CSV, Klarna, of GoCardless).
Om gevonden duplicaten te verwijderen, klik je op het icoon links van de transactie. Selecteer alle dubbelingen die je wilt verwijderen en verwijder deze vervolgens via het actie-menu rechtsboven.
Onterechte dubbelingen
Zie je onverwachte of foutieve dubbele transacties in je administratie via de PSD2-koppeling? Stuur dan een e-mail naar info@spendle.com met daarin twee JSON-bestanden van de dubbele transacties.
Je kunt deze bestanden downloaden door op de betreffende transactie te klikken en vervolgens via het menu rechtsboven te kiezen voor “Download JSON”.
