In Spendle kun je meerdere administraties aanmaken en beheren. Een administratie is een verzameling van rekeningen die je wilt bijhouden. Zo kun je alle verschillende bank- en spaarrekeningen van een huishouden in 1 administratie bijhouden genaamd privé. Als je ook een vereniging of zakelijke rekening hebt kun je hiervoor een aparte administratie aanmaken om deze goed gescheiden te houden.
Administratie aanmaken
Een administratie maak je aan in het menu “open”, bereikbaar via het hamburger menu in Spendle.
Via + Nieuwe administratie maak kun je en nieuwe administratie aanmaken. Geef een eigen naam voor de administratie en een wachtwoord. Het wachtwoord wordt gebruikt om de gegevens in de administratie te beveiliging (encrypten), zodat alleen iemand met dit wachtwoord de gegevens kan lezen. Het is belangrijk om dit wachtwoord goed te onthouden of op te slaan. Deze kan niet meer worden hersteld. Bij verlies van het wachtwoord is de administratie niet meer te gebruiken. Uiteraard vervelend als dat gebeurt, maar wel zo veilig.
Werkbestanden
Een administratie wordt lokaal opgeslagen in de opslag van je browser (IndexedDb) en zijn beschikbaar als werkbestanden. Een werkbestand is een administratie waar je offline en online mee kunt werken en je administratie gegevens encrypted met het administratie wachtwoord zijn opgeslagen. Wijzigingen die je maakt in je administratie worden automatisch opgeslagen in je werkbestand.
Spendle account
Een Spendle account gebruik je om een online back-up van je administratie te maken en je administratie te synchroniseren met je andere toestellen zoals je telefoon, tablet en andere PC’s. Een Spendle account is beveiligd met een gebruikersnaam / wachtwoord combinatie die je bij het aanmaken kiest. Iedere administratie die je opslaat in je Spendle account wordt encrypted opgeslagen met het administratie wachtwoord dat alleen jij kent.
Je Spendle account heb je ook nodig voor:
- (Online) backup van je administratie
- Synchronisatie van je administratie naar andere toestellen
- Aanschaf van een licentie
Alhoewel je Spendle kunt gebruiken zonder je administratie in je Spendle account op te slaan is het wel zeer aan te raden om te gebruiken vanwege de backup. Wil je deze niet gebruiken is het van belang zelf periodiek een backup te maken via hamburger menu, klik op de administratie, kies voor Export naar file.
Automatische backups
Bij het openen van een administratie wordt (maximaal 1 keer per dag) automatisch een lokale backup gemaakt van de administratie. Deze wordt opgeslagen in je browser opslag (IndexedDb). Mocht je ooit een ongewenste bewerking hebben uitgevoerd in je administratie is het mogelijk via deze optie een eerdere backup te openen te eventueel te herstellen. Bij het openen van een backup zul je de vraag krijgen of je het werkbestand wilt updaten. Door het werkbestand te updaten keer je terug naar de opgeslagen versie. Bij het openen van de backup wordt ook een backup van de huidige versie gemaakt zodat je ook weer eenvoudig kunt switchen naar de versie waar je mee bezig was.
